Wie funktioniert ein Workflow?

Arbeitsablauf.

7 Funktionen, die jede Workflow-Software haben sollteApril 12, 2018José PachecoProzessautomatisierungWie steuern Sie die Aufgaben Ihres Teams? Per E-Mail? Mit Tabellenkalkulationen?

Dies ist ein technologisches Instrument, das Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile bieten kann. Der wichtigste ist zweifellos die bessere Kontrolle über die Aufgaben und die Möglichkeit, über Management-Dashboards auf Daten zuzugreifen.

Auf diese Weise können alle Beteiligten leichter miteinander kommunizieren, und wenn neue Teammitglieder hinzukommen, oder auch bei Präsentationen und Erklärungen für Kunden, weiß jeder, welche Referenzen er verwenden muss, um die Prozessdiagramme leichter zu verstehen.

Eine Cloud-basierte Lösung zur Prozessautomatisierung fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams, ermöglicht die Überwachung von Prozessen in Echtzeit und löst schnell Maßnahmen und Korrekturen aus.

Zusätzlich zu den Funktionen, die das Team bei der Einhaltung der Fristen unterstützen, bietet die Software zur Workflow-Automatisierung auch eine Protokollierung der eingehaltenen und verpassten Fristen, die als Datenbasis für finanzielle Ausgleichsmaßnahmen oder die Leistungsbeurteilung des betreffenden Teams dient.

Beispiel für ein Workflow-Diagramm

Traditionell war das Onboarding neuer Kunden ein langwieriger Prozess, der Besprechungen und die Lösung anfänglicher Probleme und Komplikationen beinhaltete. Langsame Onboarding-Prozesse sind riskant, denn sie bedeuten, dass die Kunden länger brauchen, um die Vorteile der Dienstleistungen einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu erkennen, was sich negativ auf die Kundenbindung auswirken kann. Außerdem ist das Onboarding aus wirtschaftlicher Sicht eine sich wiederholende und zeitraubende Aufgabe für die Buchhalter, die sie von der abrechenbaren Arbeit abhält. Durch die Automatisierung von Onboarding-Prozessen verbessern Unternehmen die Kundenerfahrung und -bindung und sparen Zeit, die die Mitarbeiter für abrechenbare Aufgaben nutzen können.

Der Gedanke, jeden Schritt Ihrer Geschäftsprozesse abbilden zu müssen, kann zunächst beängstigend sein. Es ist eine wichtige Aufgabe, die Sie nicht überstürzen sollten, aber es gibt viele Methoden, die Unternehmen anwenden können, um ihre Arbeitsabläufe zu beschreiben, und diese sind einige der effektivsten:

Arbeitsablauf in einem Beispielunternehmen

Die Produktionsströme sind ihrer Natur nach fest, da sie sich in der Regel nicht ändern. Die Nützlichkeit dieser Methodik in der Fertigung kann dem Unternehmen Produktionskosten sparen und gleichzeitig die gefürchtete Situation vermeiden, dass die Produktionsmittel ausgehen. Es kann ein Arbeitsablauf eingerichtet werden, bei dem die Einkaufsabteilung benachrichtigt wird, wenn das Produktionsteam mit dem Zusammenbau der zu fertigenden Ausrüstung begonnen hat. Auf diese Weise kann sie feststellen, dass die verfügbaren Materialien bereits verwendet werden. Er kann dann damit beginnen, die Nachbestellung dieser Materialien zu verwalten.

Diese Dynamik verhindert, dass dem Produktionsteam zum Zeitpunkt der Herstellung der Maschinen oder des Produkts, das das Unternehmen herstellt, die Rohmaterialien ausgehen. Unternehmen, die auf Vorrat produzieren, profitieren in hohem Maße von dieser Art von Strom. Indem sie benachrichtigt werden, wenn für die Produktion verfügbare Materialien in den Produktionsprozess einfließen, vermeiden sie, dass ihnen die Inputs für den nächsten Produktionslauf ausgehen.

Arbeitsabläufe in einem Unternehmen

Es gibt verschiedene Techniken für diesen Zweck; heute empfehlen wir Ihnen die Verwendung von Workflows, da sie bei richtiger Anwendung eine der zuverlässigsten und effektivsten Methoden sind, um hervorragende Ergebnisse zu erzielen.

Sie haben noch nie etwas von Workflows gehört? Keine Sorge! In den folgenden Zeilen erklären wir Ihnen im Detail, was sie sind, wie Sie sie einsetzen können und welchen Nutzen sie Ihnen bringen. Verpassen Sie es nicht!

Die gebräuchlichste Definition des Begriffs «Workflow» ist die, dass es sich dabei um die Automatisierung von Arbeitsprozessen handelt, die ein Unternehmen tagtäglich durchführt, und zwar so, dass sowohl die auszuführenden Aufgaben als auch die erforderlichen Informationen von einem Mitarbeiter an einen anderen weitergegeben werden, wobei eine bestimmte Hierarchie und zuvor festgelegte Regeln oder Muster eingehalten werden.

Dabei ist zu bedenken, dass ein Arbeitsablauf global sein kann, d. h. das Unternehmen als Ganzes betreffen kann, oder partiell, d. h. nur einen bestimmten Teil Ihrer Tätigkeit betreffend. Normalerweise gibt es einen großen allgemeinen Workflow, von dem sekundäre Workflows für bestimmte Aufgaben abhängen.

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