Wie kann man Dokumente verwalten?

Verwaltung von Dokumenten

Unter Dokumentenmanagement versteht man das Erfassen, Speichern und Abrufen von Dokumenten. In jedem Unternehmen werden täglich Dokumente erfasst, gespeichert und abgerufen, die sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form in das Unternehmen gelangen. Eine Rechnung, die per Post zugestellt wird, ist natürlich ein Papierdokument, das gelesen und verbucht werden kann. Diese Rechnung begann jedoch wahrscheinlich mit einer Bestellung bei dem Unternehmen. Dieser Auftrag könnte ein elektronischer Datensatz sein, und das bedeutet, dass wir zwei zusammenhängende Dokumente haben, auf die verwiesen werden muss, die sich jedoch in der Art und Weise, wie sie gespeichert werden, stark unterscheiden.

Wenn wir von einem Dokumentenmanagementsystem oder DMS sprechen, meinen wir eine automatisierte Methode zur Organisation, Sicherung, Erfassung, Digitalisierung, Kennzeichnung, Genehmigung und Erledigung von Aufgaben unter Verwendung einer digitalen Version der Dokumente oder Dateien, die in die Verwaltung einer Organisation eingebunden sind.

Dies geschieht mit Hilfe von Software, die für die Kontrolle und Organisation der Dokumente der gesamten Organisation zuständig ist, wobei Erfassungen und Inhalte einbezogen werden und Workflows, Dokumentenablagen, Ausgabesysteme, Systeme zur Informationsbeschaffung usw. verwendet werden.

Dokumentenverwaltung pdf

Records Management oder Dokumentenmanagement ist die Gesamtheit der technischen Normen und Praktiken, die dazu dienen, die in einer Organisation erhaltenen und erstellten Dokumente aller Art zu verwalten, das Abrufen von Informationen aus ihnen zu erleichtern, die Aufbewahrungsdauer der Dokumente festzulegen, die nicht mehr brauchbaren Dokumente zu eliminieren und die langfristige Erhaltung der wertvollsten Dokumente zu gewährleisten, wobei die Grundsätze der Rationalisierung und der Sparsamkeit angewandt werden, immer im Hilfsdienst der archivarischen Disziplin[1] Aufgrund dieser Unterschiede gibt es Missverständnisse und eine gewisse Tendenz, zumindest in den spanischsprachigen und lusophonen Ländern, zu glauben, dass die Archivwissenschaft nur für die historischen Archive gilt.

Diese Unterschiede führen zu Missverständnissen und einer gewissen Tendenz, zumindest in den spanisch- und portugiesischsprachigen Ländern, zu glauben, dass sich die Archivwissenschaft nur auf historische Archive bezieht, oder dass ‘ sich auf die Verwaltung von Dokumenten jeglicher Art bezieht. In Wirklichkeit ist dies nicht der Fall: Die Archivwissenschaft umfasst auch die Schriftgutverwaltung und die Verwaltung historischer Archive, während die Schriftgutverwaltung weiter gefasst ist als die Schriftgutverwaltung, da sie auf alle Arten von Dokumenten angewendet werden kann, nicht nur auf Verwaltungs- oder Archivdokumente.

Verwaltung von Verwaltungsdokumenten

Die Frage, wie die Dokumentenverwaltung optimiert werden kann, ist für alle Rechtsanwälte von grundlegender Bedeutung. Das Tagesgeschäft einer Anwaltskanzlei beinhaltet den Umgang mit einer Vielzahl von Informationen, seien es Ihre eigenen oder die Ihrer Mandanten. Aus diesem Grund kann die Verwendung der richtigen Werkzeuge einen großen Unterschied machen. Sowohl um sie zu organisieren als auch um sie zu konsultieren.

Die digitale Transformation hat in diesem Sinne dazu beigetragen, große Veränderungen einzuleiten. Die Möglichkeit, verschiedene Dokumente zu digitalisieren, bringt eine Reihe von erheblichen Vorteilen mit sich. Einerseits ist es einfacher, sie zu organisieren. Wenn Sie mit der richtigen Software arbeiten, ist es sogar möglich, dass jede Datei automatisch mit der entsprechenden Datei verknüpft wird. Andererseits ist es auch einfacher, sie immer bei sich zu tragen. Und das mit maximalem Komfort. Vor allem, wenn Sie alle Vorteile der Cloud-Technologie nutzen.

Natürlich bedeutet der Einsatz digitaler Technologie nicht zwangsläufig, dass Sie auf Papier verzichten müssen. Wenn Ihre Anwaltskanzlei aufgrund ihrer Arbeitsweise oder ihres historischen Hintergrunds physische Dokumente benötigt, bringt die digitale Transformation ebenfalls Vorteile. Zusätzlich zu den Sicherungskopien Ihrer wichtigsten Dokumente können Sie auch den physischen Speicherort des Dokuments digital angeben. Dies erleichtert Ihnen die Suche, wenn Sie sie persönlich konsultieren müssen.

Prozess der Dokumentenverwaltung in einem Unternehmen

Unter Dokumentenmanagement versteht man das Erfassen, Speichern und Abrufen von Dokumenten. Jedes Unternehmen erfasst, speichert und ruft täglich Dokumente ab, die sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form ins Unternehmen kommen. Eine Rechnung, die per Post zugestellt wird, ist natürlich ein Papierdokument, das gelesen und verbucht werden kann. Diese Rechnung begann jedoch wahrscheinlich mit einer Bestellung bei dem Unternehmen. Dieser Auftrag könnte ein elektronischer Datensatz sein, und das bedeutet, dass wir zwei zusammenhängende Dokumente haben, auf die verwiesen werden muss, die sich jedoch in der Art und Weise, wie sie gespeichert werden, stark unterscheiden.

Wenn wir von einem Dokumentenmanagementsystem oder DMS sprechen, meinen wir eine automatisierte Methode zur Organisation, Sicherung, Erfassung, Digitalisierung, Kennzeichnung, Genehmigung und Erledigung von Aufgaben unter Verwendung einer digitalen Version der Dokumente oder Dateien, die in die Verwaltung einer Organisation eingebunden sind.

Dies geschieht mit Hilfe von Software, die für die Kontrolle und Organisation der Dokumente der gesamten Organisation zuständig ist, wobei Erfassungen und Inhalte einbezogen werden und Workflows, Dokumentenablagen, Ausgabesysteme, Systeme zur Informationsbeschaffung usw. verwendet werden.

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